Complémentaire santé et prévoyance : quelles obligations pour l’employeur en 2025 ?

La mise en place d’une complémentaire santé dès le premier salarié.

Les soins et actes médicaux sont en partie remboursés par l’Assurance maladie (Sécurité sociale). Il incombe à l’assuré de régler la somme restante. La complémentaire santé permet de couvrir partiellement ou totalement ce reste à charge. Les employeurs ont l’obligation depuis le 1er janvier 2016 de proposer à l’ensemble de leurs salariés une couverture complémentaire santé collective (mutuelle).

L’employeur doit notamment :

• Veiller à ce que les garanties proposées par la mutuelle soient conformes au panier de soins minimal imposé par la législation ou les accords collectifs,

• Participer à hauteur d’au moins 50% au coût de la complémentaire santé – le coût restant est à la charge du salarié.

Une prise en charge par l’employeur au-delà de 50% du coût est envisageable. C’est un véritable levier en matière d’attractivité et de fidélisation des salariés. En effet, cela permet notamment d’augmenter le net à payer au salarié, sans augmenter son taux horaire.

Une prévoyance collective pour les salariés cadres.

Les entreprises ont l’obligation d’instaurer une prévoyance collective pour leurs salariés cadres. Le législateur impose la mise en place de la garantie décès dans les contrats de prévoyance. D’autres garanties peuvent être imposées par un accord collectif ou une convention collective. Les principaux risques couverts sont :

• le décès – des garanties décès versées à la famille du défunt compensent la perte de ressources. Elles peuvent être versées sous forme de capital ou de rentes,
• l‘incapacité de travail – lorsqu’un salarié est en arrêt de travail suite à une maladie ou à un accident il peut bénéficier d’indemnités journalières versées par la Sécurité sociale, et, dans certains cas, d’un complément versé par l’employeur. Selon le contrat de prévoyance, celle-ci peut prendre en charge la totalité ou partiellement le complément de salaire versé au salarié durant son arrêt de travail,
• l’invalidité – suite à une maladie ou à un accident le salarié ne peut plus exercer son activité professionnelle ou une activité similaire et est déclaré invalide. Via la prévoyance, une rente est versée au salarié afin de compenser partiellement ou totalement sa perte de salaire. Elle est versée en complément de la pension d’invalidité versée par la Sécurité sociale.

Une convention collective nationale ou un accord de branche peuvent également imposer la mise en place d’un contrat de prévoyance pour des salariés non-cadres. En l’absence d’obligation, l’employeur peut prendre la décision de la mettre en place pour ses salariés non-cadres et/ou de prévoir des garanties supplémentaires à celles imposées. Ces décisions sont favorables à l’attractivité et la fidélisation des salariés.

Un formalisme imposé par le législateur.

La complémentaire santé et la prévoyance doivent être mises en place séparément, soit par :

• accord d’entreprise avec CSE,
• référendum,
• une décision unilatérale de l’employeur.

En cas de contrôle, l’URSSAF vérifie la présence d’un acte fondateur conforme. Le contrat passé avec l’organisme assureur ne suffit pas.

Des notices d’information sur les contrats doivent être transmises aux salariés dès l’embauche. En cas de changement de garanties ou de taux, l’employeur doit également communiquer ces informations aux salariés.

La dispense de complémentaire santé.

Le salarié peut demander à être dispensé dans certains cas ;

• s’il est couvert par le régime de son conjoint ou de ses parents,
• s’il bénéficie de la complémentaire santé solidaire (CSS),
• s’il est embauché CDD et contrats à temps partiels courts,
• pour certains contrats spécifiques tels que les contrats d’apprentissage.

NB : l’accord d’entreprise ou la décision unilatérale de l’employeur doit préciser les cas de dispense.

La portabilité des contrats de complémentaire santé et de prévoyance.

En cas de départ d’un salarié de l’entreprise, si le motif donne lieu à des indemnités de l’assurance chômage, il peut demander à continuer à bénéficier gratuitement de la mutuelle et de la prévoyance. Le bénéfice des garanties dépend de la durée d’ancienneté dans l’entreprise, et ne peut excéder douze mois.

L’employeur doit informer le salarié lors de son départ des droits en matière de portabilité sur la mutuelle et la prévoyance.

Les bonnes pratiques à mettre en place afin d’assurer une sécurité juridique.

• Vérifier annuellement si les garanties proposées par votre assureur sont conformes au panier de soins minimal,
• Conserver les preuves de dispense de mutuelle et renouveler les demandes annuellement,
• Conserver les actes juridiques de mise en place de la mutuelle et de la prévoyance ainsi que les preuves que les salariés ont eu connaissance de ces actes.
• Conserver les contrats passés avec les organismes de complémentaire santé et de prévoyance,
• Prévoir au moment de l’embauche dans le « kit d’embauche » : les notices d’information sur la mutuelle et la prévoyance,
• Au moment du départ du salarié, transmettre les informations sur la portabilité.

Les risques en cas de non respect de vos obligations.

Outre le départ de salariés en raison du manquement de vos obligations en matière de mutuelle et de prévoyance, plusieurs risques existent :

• Un redressement de la part de l’URSSAF suite à un contrôle,
• Un risque de contentieux au Conseil des prud’hommes, avec l’obligation de paiement de dommages et intérêts,
• Des sanctions administratives.

Chez Cultive’RH, nous vous accompagnons dans la réalisation de vos démarches afin de vous garantir une sécurité juridique.